Co když vaše servisní firma přeroste Excel?

Tabulkové kalkulátory jako Excel představují skvělý nástroj. Dá se v nich plánovat, počítat, evidovat – a hlavně je každý zná. Mnoho servisních firem s nimi pracuje roky a funguje to. Až do chvíle, kdy to přestane stačit.

Plánování a evidence v Excelu nepřestane fungovat naráz, ale postupně. Když se firmě daří, přibývají zakázky, technici, zákazníci a s nimi i řádky v tabulkách, další a další verze souborů, ale i situace, které už Excel vyřešit nezvládne.

Jak ale poznat, že ten moment nastal? A co vlastně brání firmám udělat další krok?

Pět signálů, že už Excel nestačí

Dřív jste si vystačili s papírovým kalendářem, pak jste zapojili e-maily a kalendář v Outlooku a teď je středobodem vašeho plánování a evidence Excel. Začíná to skřípat? Zde jsou obvyklé důvody, proč vás tabulky brzdí:

• Plánování zakázek zabírá stále více času: Dispečer je zvyklý mít na všechno tabulky, kde eviduje čas techniků, plánuje termíny a kontroluje adresy. Při dvaceti zakázkách týdně to ještě jde – při padesáti už plánování zabírá podstatnou část dne a vznikají zmatky. Ještě horší je, když má do stejných tabulek přístup více lidí.
• Technici volají do kanceláře kvůli informacím, které by měli mít po ruce: Jaká je adresa zákazníka? Co se na zařízení dělalo naposledy? Jaký díl se minule měnil? Když jsou informace o zakázkách roztroušené v různých tabulkách, e-mailech a protokolech, nemá technik jinou možnost než volat a zjišťovat stav. A to je spousta času, který zákazník nezaplatí.
• Servisní protokoly vznikají na několika místech najednou: Technik pošle fotky přes messenger, poznámky napíše do e-mailu, dispečer to přepíše do Excelu a účetní vystaví fakturu. Každé přepisování je příležitost k chybám a spousta důležitých informací se může jednoduše ztratit.
• Faktury se vystavují pozdě a chybí k nim potřebná dokumentace: Zakázka je hotová, ale než se z poznámek technika, tabulek a e-mailů složí podklady pro fakturu, uběhne několik dní, možná i týdnů. Proč tak dlouho čekat na zaplacení práce, která je dávno hotová?
• Zapomínáte na pravidelné servisy: Intervaly údržby si hlídáte v kalendáři nebo na dalším listu tabulky. Většinou to funguje, ale stačí jeden přehlédnutý řádek a zákazník se musí sám zajímat, kdy je čas na servis. To není dobrý signál a zákazník už se možná poptává někde jinde.

Jestli máte s plánováním, sledováním a fakturací zakázek podobné problémy, je určitě čas opustit tabulky v Excelu. Poohlédněte se po nástroji, který je pro servisní firmy přímo určený.

Proč se firmy bojí změny?

Většina servisních firem, které zvažují přechod z Excelu na specializovanou servisní aplikaci, neřeší ani tak otázku „jestli“, ale „jak“. Nechtějí riskovat a nemají čas řešit zdlouhavou implementaci, nastavování nebo školení. Co od majitelů servisních firem nejčastěji slyšíme?

• „Technici s tím nebudou umět pracovat.“ – To je zdaleka nejčastější obava. Technici jsou odborníci na servis, ne na software. Jenže moderní servisní aplikace není jako rozsáhlý podnikový systém s desítkami obrazovek a stovkami polí. Technik otevře telefon, vidí seznam svých zakázek, klepne na jednu z nich a hned má na očích adresu, kontakt, historii zařízení i formulář pro vyplnění protokolu. Práce se servisní aplikací není o nic složitější než používání map v telefonu a posílání zpráv. Většina techniků po pár dnech zjistí, že jim aplikace ušetří opakované volání do kanceláře a hledání informací.
• „Zavedení bude trvat týdny.“ – Jistě, to platí u složitých podnikových systémů. Ale u aplikace určené přímo pro servisní firmy určitě ne. Základní nastavení – údaje o firmě, tarify, účty pro techniky a zavedení prvních zákazníků jde zvládnout za jedno odpoledne. Navíc není nutné převést hned celou firmu. Můžete začít s jedním týmem nebo jedním typem zakázek a pak pokračovat.
• „Přijdeme o data z Excelu.“ – Právě naopak – existující seznamy zákazníků, zařízení a zakázek se po importu stanou základem servisní aplikace. Nic se nemusí přepisovat ručně a firma jednoduše naváže na historii dat – jen v přehlednější podobě a s novými funkcemi, které usnadňují práci.
• „Bude to drahé.“ – Ano, servisní aplikace stojí peníze navíc. Ale zkuste si spočítat, kolik hodin měsíčně strávíte přepisováním dat, skládáním podkladů pro fakturaci, dohledáváním informací a řešením chyb, které vznikly při ručním přenosu. Náklady na novou aplikaci se rychle vrátí v úspoře času a možnosti odbavit větší množství zakázek.

Obavy z přechodu na nový systém jsou pochopitelné. Ale většinou vychází ze zkušeností se složitými podnikovými systémy – ne z toho, jak dnes fungují aplikace navržené přímo pro servisní firmy.

Za vyzkoušení nic nedáte

Pro výměnu Excelu za moderní servisní aplikaci neexistuje magická hranice – „od patnácti techniků“ nebo „od stovky zakázek měsíčně“. Správný čas je tehdy, když vás současný styl práce začne brzdit a trávíte více času údržbou tabulek než plánováním zakázek. Když se informace ztrácejí mezi lidmi a systémy nebo když zákazník položí jednoduchý dotaz a vy potřebujete půl hodiny na odpověď.

Pak má určitě smysl vyzkoušet, jestli to jde i jinak. Ne proto, že to dělá konkurence, ale proto, že vám to usnadní práci a ušetří čas, který můžete věnovat vašim zákazníkům.

Servisní aplikaci Fiewo si můžete vyzkoušet na čtrnáct dní zdarma na vlastních zakázkách. Za půl hodiny budete mít aplikaci připravenou k použití. Uvidíte, jestli vám bude vyhovovat víc než tabulky v Excelu a kalendář. A když narazíte na cokoli, s čím si nebudete vědět rady, jsme tu pro vás.