Digitalizace servisu a chyby, které vás mohou stát peníze
Rozhodli jste se svou servisní firmu digitalizovat a chcete se vyhnout chybám, které dělají ostatní? Na co si tedy dát pozor, abyste neplýtvali časem ani penězi?
Digitalizace servisní firmy může být jedním z nejlepších rozhodnutí, které pro své podnikání uděláte. Může vám ušetřit desítky hodin práce měsíčně, zlepšit spokojenost zákazníků i zvýšit zisk. Ale může také skončit fiaskem – promarněnými investicemi, frustrovanými zaměstnanci a návratem k papírování. Rozdíl mezi úspěchem a selháním často spočívá v tom, jak k digitalizaci přistoupíte a jestli se dokážete vyhnout typickým chybám. Jaké jsou ty nejčastější?
Digitalizujete bez jasného cíle
Mnoho firem začíná digitalizaci s nejasnou představou jako „potřebujeme nějaký systém“ nebo „konkurence to má a my musíme taky“. Jenže bez jasného cíle nevíte, co od digitalizace očekávat, a tedy ani posoudit, zda vám nový systém vyhovuje a jestli vám digitalizace opravdu něco přinesla.
Jak to dopadne?
Koupíte aplikaci, která má spoustu funkcí, ale žádná z nich přesně neřeší váš problém. Zaměstnanci ji nepoužívají, protože v tom nevidí smysl. Po půl roce zjistíte, že jste vyhodili peníze oknem a jste tam, kde jste byli na začátku – s papírovými protokoly a excelovými tabulkami.
Jak to udělat správně?
Než začnete hledat řešení, položte si konkrétní otázky: Co nás nejvíc zdržuje? Kde děláme nejvíc chyb? Co zákazníci nejčastěji reklamují? Kde ztrácíme peníze?
Možná zjistíte, že váš největší problém je plánování zakázek – technici jezdí zbytečně dlouhé trasy a ztrácejí čas. Nebo že technici v terénu nemají přístup k historii zakázek a musí volat do kanceláře. Nebo že se vám ztrácejí papírové protokoly a fakturace trvá celou věčnost.
Když víte, co chcete vyřešit, můžete k tomu hledat správný nástroj. A po jeho zavedení můžete změřit, jestli se situace zlepšila.
Vyberete příliš složité řešení
Zláká vás nabídka systému, který umí úplně všechno – správu zakázek, skladové hospodářství, účetnictví, CRM, marketing, reporting a integraci s desítkami dalších nástrojů. Vypadá to impozantně, ale až pozdě zjistíte, že zavedení zabere rok, potřebujete drahé konzultanty a vaši dispečeři ani technici netuší, jak s novými nástroji pracovat.
Jak to dopadne?
Systém je tak složitý, že ho nikdo pořádně neovládá. Využíváte možná pětinu jeho funkcí, ale platíte za všechny. Zaměstnanci se bojí do systému cokoli zadat, protože netuší, co se stane. Nakonec si stejně „pro jistotu“ vedou vlastní evidenci na papíře a nový systém slouží jen jako drahé úložiště dat, do kterého občas někdo něco nakliká.
Jak to udělat správně?
Začněte jednoduše. Vyberte řešení, které zvládne vaše základní potřeby – plánování zakázek, digitální protokoly, komunikaci s techniky. Něco, co můžete zprovoznit za pár hodin, ne měsíců. Něco, čemu budou rozumět i vaši technici, kteří nejsou IT experti.
Servisní aplikace Fiewo je navržena přesně s tímto přístupem – je jednoduchá, intuitivní a připravená k použití už za třicet minut. Žádné složité nastavování, žádní konzultanti, žádné měsíce implementace. Základní funkce zvládnete okamžitě a pokročilejší věci můžete přidávat postupně, jak si na systém zvyknete.
Nenastavíte jasné procesy
Zavedete nový systém, ale každý ho používá jinak. Jeden technik vyplňuje protokol hned na místě, druhý až večer doma, třetí vše dohání v pátek odpoledne. Někdo fotí celý průběh servisu, jiný jen výsledek, a další na fotky opakovaně zapomíná. A takto bychom mohli pokračovat dál.
Jak to dopadne?
V systému je chaos. Protokoly jsou neúplné, není jasné, které zakázky jsou řádně dokončené, a zákazníci dostávají různou úroveň služeb podle toho, který technik k nim přijede. Nepořádek v zakázkách se digitalizací nepodařilo vyřešit, a to má vliv na dodržování termínů, fakturaci a samozřejmě i spokojenost zákazníků.
Jak to udělat správně?
Proškolte všechny zaměstnance v práci s novou servisní aplikací a nastavte jasná pravidla, jak systém používat. Z počátku kontrolujte odevzdané servisní protokoly i návazné procesy a poskytujte zpětnou vazbu celému týmu. Berte vážně také připomínky techniků, a pokud to bude vhodné, vaše procesy podle nich upravte.
Fiewo vám pomůže vyhnout se chybám
Servisní aplikaci Fiewo je snadné nasadit i používat, přizpůsobí se vašim procesům a umožňuje začít s digitalizací v postupných krocích. Ve Sprinxu vyvíjíme Fiewo se znalostí podnikání servisních firem a na základě zpětné vazby našich zákazníků. Díky našim zkušenostem s podnikovými systémy a jejich integracemi můžeme Fiewo propojit i s vašimi dalšími systémy, a ještě více podpořit digitalizaci a automatizaci vašich servisních služeb.
Vyzkoušejte si sami
Fiewo si můžete sami bezplatně otestovat během čtrnáctidenní zkušební doby. Za třicet minut můžete mít servisní aplikaci připravenou k práci s vašimi reálnými daty a naplánovat si první zakázky. A pokud narazíte na problém, jsme tu, abychom vám pomohli.
