Propojení Fiewo a systému POHODA: Průvodce integrací

Hledáte způsob, jak se zbavit zbytečného přepisování dat mezi účetnictvím a terénem? Dlouho očekávaná integrace Fiewo s ekonomickým systémem POHODA je konečně zde. Tento článek provede servisní manažery a techniky potřebnými kroky a představí nejdůležitější informace.

Jak integrace funguje a kam data proudí

Celý systém je navržen tak, aby POHODA fungovala jako hlavní zdroj dat a Fiewo jako navazující systém v terénu. Komunikace mezi Fiewo a POHODA je nastavena obousměrně:

Z POHODY do Fiewa: V pravidelných intervalech se do Fiewa stahují klíčové číselníky. Jde o skladové zásoby (materiál, prodejní ceny, tarify), adresář zákazníků, sklady a formy úhrad (platební metody). Během dne probíhá rychlá rozdílová synchronizace (ve výchozím intervalu 15 minut, který lze upravit v konfiguraci při nastavení integrace), přičemž jednou denně probíhá kompletní synchronizace dat.
Z Fiewa do POHODY: Jakmile technik v terénu dokončí zakázku, podklady se okamžitě odešlou do POHODY jako „přijatá objednávka“. Odesílá se ID zakázky, zákazník, použitý materiál včetně množství, ceny bez DPH (s informací o uplatněné sazbě DPH), platební metoda i zvolené tarify. Na odeslání hotové zakázky se nečeká na periodickou synchronizaci, probíhá ihned.

Pravidla provozu a na co si dát pozor

Aby vzájemná komunikace mezi oběma systémy běžela hladce, je nutné dodržovat několik provozních zásad:

Sklady a zásoby: Množství použitých položek se neodečítá v aplikaci Fiewo, ale až v POHODĚ. Pokud z Fiewa dorazí spotřebovaný materiál a zásoby v POHODĚ by tím klesly do mínusu, je nutné mít v nastavení POHODY povoleny zásoby do mínusu. Kontrola skladových zásob a případná chybovost (např. v číselnících) se řeší primárně na straně POHODY.
Denní okno dostupnosti a mServer: Integrace komunikuje výhradně v tzv. denním okně (například od 8:00 do 20:00). V tomto čase musí být na instanci POHODY spuštěn mServer, bez kterého nemá Fiewo s čím komunikovat. Spuštění mServeru si zajišťuje uživatel sám na své straně. Mimo nastavené časové okno se data neaktualizují ani nezkoušejí odesílat.
Výlučnost účetních systémů: Integrace s Money S4 (ERP) a POHODA jsou navzájem výlučné. Na jednom Fiewo firemním prostředí tak můžete mít aktivní vždy jen jednu z nich.

Vztah zákazníků a materiálů

Zákazníci, které si založíte v POHODĚ, se do Fiewa automaticky propisují jako B2B subjekty (POHODA B2C nepodporuje). Všechny zákazníky si však můžete ve Fiewo následně ručně upravit. Jakmile v POHODĚ založíte nový materiál nebo vyplníte jeho množství, obratem se propíše i do Fiewa.

Hlavní přínosy pro servisní manažery a techniky

Konec duplicitní práce: Zákazníky ani skladové číselníky už nemusíte spravovat na dvou místech.
Plynulý papírový i digitální tok: V kanceláři jednoduše založíte zakázku, technik v terénu vyřeší výjezd, vyplní servisní list a odešle jej – vy jej v kanceláři v POHODĚ vidíte prakticky okamžitě, včetně automaticky odeslaného PDF.
Bezchybná návaznost: Technik v terénu má vždy čerstvá data o materiálech a cenách přímo z podkladů v účetnictví.

Jak integraci zapnout?

Aktivace je velmi snadná přímo v rozhraní aplikace:

Přejděte do Administrace a otevřete záložku Integrace.
Zvolte dlaždici POHODA.
V zobrazeném vyskakovacím okně (pop-up) potvrdíte svůj zájem o propojení.
Po odeslání žádosti se vám do 24 hodin ozve náš tým a pomůže vám s finálním technickým napojením.

Upozornění na závěr: Jakmile integraci na kartě aktivujete, některé ruční funkce přímo ve Fiewo (například ruční zakládání nových zákazníků nebo materiálu) se zablokují, protože tyto entity se od té doby spravují centrálně přímo v systému POHODA.

Pokud řešíte integraci servisní aplikace s účetním nebo ERP systémem, rádi vám pomůžeme najít vhodné řešení pro vaši firmu. Fiewo si můžete vyzkoušet v rámci 14denní zkušební verze zdarma.