Servisní aplikace nepomáhá jen dispečerům a technikům

Bez propojení s dalšími agendami je servisní aplikace sice užitečná, ale neposkytne vaší firmě všechny výhody, které digitalizace servisu nabízí.

Základní úloha aplikace na plánování zakázek v servisních firmách dnes už zdaleka nestačí. Aplikace Fiewo proto umožňuje integraci s dalšími podnikovými systémy, aby pomohla usnadnit a zefektivnit práci napříč celou firmou. Nabízí se především integrace s účetnictvím, skladovým hospodářstvím, mzdovým systémem nebo objednávkami materiálu.

Od zakázky k faktuře za pár minut

Tradiční proces fakturace v servisních firmách vypadá tak, že technik na místě u zákazníka vyplní papírový protokol, předá ho v kanceláři, někdo ho přepíše do počítače, účetní z něj vytvoří fakturu, a tu pošle zákazníkovi. Celý proces může trvat i několik dní, je náchylný k chybám a firma jen zbytečně dlouho čeká na zaplacení zakázek. A to jen v případě, že se papírový protokol neztratí nebo omylem nezničí.

S integrací aplikace Fiewo do účetního systému se tento proces dramaticky zjednoduší a zrychlí. Jakmile technik dokončí zakázku, vyplní v mobilní aplikaci protokol a zákazník ho elektronicky podepíše. Všechny potřebné údaje jako odpracované hodiny, spotřebovaný materiál a použité náhradní díly se pak automaticky přenesou do účetního systému.

Faktura může být vygenerována během několika minut, aniž by bylo nutné čekat na návrat technika a cokoli ručně přepisovat. Zákazník dostává fakturu okamžitě po dokončení práce, což zlepšuje cashflow i profesionální dojem z vaší firmy.

Mzdy bez papírových výkazů

Další oblast, kde ruční zpracování dat stojí hodiny času a způsobuje zbytečné konflikty, je evidence odpracovaných hodin a výkazů práce techniků. Technik zapomene zapsat čas, dispečer nemá přehled o skutečné vytíženosti techniků a nesrovnalosti se řeší až při uzávěrce mezd.

Fiewo automaticky zaznamenává čas strávený na každé zakázce – od příjezdu na místo až po dokončení práce. Systém může evidovat nejen celkovou dobu práce, ale i konkrétní aktivity jako diagnostiku, opravu, testování nebo komunikaci se zákazníkem. Díky GPS lokalizaci existuje navíc dokonalý přehled o skutečných trasách a časech přesunů mezi zakázkami.

Všechna data se mohou automaticky přenášet do mzdového systému, kde slouží jako podklad pro výpočet mezd, příplatků za přesčasy nebo odměn za produktivitu. Technik má jistotu, že každá odpracovaná hodina je správně zaznamenána a mzdoví účetní nemusí kontrolovat papírové výkazy a dohledávat chybějící údaje.

Sklad pod kontrolou – vždy víte, co máte a co potřebujete

Řízení skladových zásob náhradních dílů a materiálu je pro servisní firmy kriticky důležité. Příliš velké zásoby znamenají zbytečně vázané peníze, příliš malé zase riziko, že technik nebude mít potřebný díl a zakázka se protáhne.

Fiewo umožňuje technikům evidovat spotřebovaný materiál přímo u zakázky – stačí naskenovat čárový kód nebo vybrat díl ze seznamu položek. Systém automaticky aktualizuje skladové zásoby a v případě poklesu pod nastavený minimální stav vygeneruje upozornění nebo přímo návrh objednávky. Technici mohou také zadávat objednávky potřebných dílů přímo do aplikace, jakmile u zákazníka zjistí, co budou pro opravu potřebovat.

Propojení se skladovým systémem dává dispečerům i skladníkům v reálném čase přehled o tom, kolik dílů je k dispozici na skladě, co mají technici ve vozidlech a jaká je aktuální spotřeba jednotlivých položek. To umožňuje optimalizovat zásoby podle skutečné potřeby a minimalizovat riziko výpadků.

Kompletní přehled na jednom místě

Propojení systémů a databází podporuje nejen větší efektivitu práce, ale také dokonalý přehled o fungování firmy. Manažer servisní firmy může v reálném čase sledovat například:

• Finanční výkonnost: Tržby podle zakázek, techniků nebo typu služeb, nezaplacené faktury, průměrná hodnota zakázky a mnoho dalšího.
• Produktivitu týmu: Počet dokončených zakázek, průměrná doba zásahu, využití pracovní doby techniků.
• Skladové hospodářství: Hodnota zásob, rychlost obratu materiálu, nejčastěji používané díly.
• Náklady: Spotřeba materiálu, mzdové náklady, náklady na pohonné hmoty, přesuny atd.

Všechny tyto informace mohou být dostupné na jednom místě, bez nutnosti složitého skládání dat z různých systémů. Přehled pomáhá s rychlou identifikací problémů, optimalizací procesů a informovaným rozhodováním o dalším směřování firmy.

Integrace se vyplatí

Moderní cloudové aplikace jako Fiewo používají standardizovaná API rozhraní, která zajišťují bezpečný a spolehlivý přenos dat. Integrace lze provádět postupně, začít s jedním systémem (například účetnictvím) a postupně přidávat další propojení podle konkrétních potřeb firmy.

Propojení servisní aplikace Fiewo s účetnictvím, skladem, mzdami a objednávkami materiálu je strategické rozhodnutí, které zásadně ovlivní efektivitu celé firmy. Každou hodinu ušetřenou na administrativě můžete věnovat zákazníkům. Každá chyba odstraněná automatizací je potenciální reklamace, které jste se vyhnuli.

Vyzkoušejte si, jak může Fiewo změnit vaši každodenní práci. Za třicet minut můžete mít systém připravený použití a během zkušební doby uvidíte konkrétní úsporu času i peněz.