5 překážek v digitalizaci servisu a jak je úspěšně překonat

Servisní firmy dnes stojí před jasnou volbou – buď digitalizovat své procesy, nebo zůstat pozadu za konkurencí.

Přesto stále mnoho servisních firem se zavedením digitálních nástrojů váhá – i když jejich majitelé a manažeři často dobře vědí, kolik jim to může ušetřit času, práce a ve výsledku peněz. Důvody jsou různé: od obav zaměstnanců přes nedostatek financí až po technické komplikace. Dobrou zprávou ale je, že každá z těchto překážek má své řešení.

1. Technici nechtějí nosit tablety

Největší bariérou digitalizace zpravidla nejsou peníze ani technologie, ale lidé. Zkušení servisní technici, kteří řadu let vyplňovali papírové protokoly, často nové aplikace odmítají. „To se nenaučím“ a „Papír mi vždycky stačil“ jsou typické reakce na úsilí firmy o inovace a digitalizaci.

Problémem bývá i generační rozdíl – zatímco mladí technici s mobilními aplikacemi problémy nemívají, jejich starší kolegové často digitální technologie považují za zbytečnou komplikaci. Strach z neznámého je přirozený – nikdo nechce vypadat nekompetentně před kolegy ani ztrácet čas učením se něčemu novému.

Jak na to?

Klíčem k úspěchu je postupné zapojení týmu do digitalizace. Nemusíte se hned pustit do kompletní digitalizace všech procesů. Vyberte nejprve nějakou jednoduchou funkci – třeba digitální fotodokumentaci zakázek nebo elektronický protokol o pravidelném servisu. Když technici uvidí, že jim nové řešení skutečně ušetří čas a práci, budou otevřenější dalším krokům. Často může pomoci i praktické školení přímo v terénu, namísto teoretické prezentace v zasedačce.

2. Papírové protokoly nám stačí

Tradiční postupy mají nebývalou setrvačnost. A také některé výhody. Papírový protokol můžete vyplnit kdekoli, nepotřebujete k tomu žádné zařízení ani připojení k internetu. Když se něco pokazí, stále máte v ruce fyzický dokument. Tak proč to měnit?

Problém je, že papírové protokoly znamenají dvojí práci – vyplnění v terénu a přepsání do počítače v kanceláři. Navíc se často ztrácejí, jsou nečitelné nebo neúplné. Zákazník čeká na fakturu, účetní nemůže protokol najít a dispečer neví, jestli byla zakázka dokončena. Nic z toho se v digitálním systému nemůže stát.

Jak na to?

Ukažte svému týmu konkrétní čísla. Spočítejte, kolik času vaši technici týdně stráví přepisováním protokolů, hledáním ztracených dokumentů nebo vysvětlováním nečitelných poznámek. V porovnání s časovou úsporou v řádu hodin každý týden ztrácejí argumenty o výhodách papíru rychle na síle.

Moderní servisní aplikace jako Fiewo umožňují vyplňovat protokoly intuitivně – pomocí předvyplněných šablon, zaškrtávacích políček a automatického doplňování. Technik pořídí fotografie, přidá poznámky a nechá zákazníka podepsat převzetí zakázky přímo na obrazovce tabletu. Hotovo je za pár minut a potřebná data jsou okamžitě dostupná v kanceláři i v účetním systému.

3. Co když v terénu nebude signál?

Legitimní obava mnoha servisních firem zní: „Co když technik pojede do oblasti bez pokrytí? To pak nebude moci pracovat?“ Ano, v Česku stále zbývá řada nedostatečně pokrytých míst a některá servisovaná zařízení se mohou nacházet nejen na takových odlehlých místech, ale třeba také pod zemí, kam signál mobilní sítě nedosáhne.

Jak na to?

Ani v místech s horším připojením nezůstane technik ve Fiewo úplně stát. Aplikace umožňuje otevřít a vyplnit potřebné údaje i mimo signál – třeba doplnit informace do servisního protokolu nebo vypsat spotřebovaný materiál. Jakmile se zařízení znovu připojí k internetu, všechna data můžete jednoduše uložit a pokračovat v práci dál. Díky tomu může technik pracovat plynule i v terénu, bez obav, že by o cokoliv přišel.

4. Máme už tři různé systémy a pořád je to chaos

Častý problém firem, které se snaží o digitalizaci svých procesů, není nedostatek digitálních nástrojů, ale naopak jejich nadbytek. Jedna aplikace na plánování zakázek, jiná na fakturaci, třetí na komunikaci se zákazníky. Data se ztrácejí mezi systémy, nikdo nemá kompletní přehled a chyby se násobí.

Jak na to?

Řešením tohoto problému je centralizace – tedy výběr platformy, která spojuje všechny důležité funkce na jednom místě. Moderní servisní systémy integrují do jednoho řešení správu zakázek, dispečink, mobilní aplikaci pro techniky, digitální protokoly, fakturaci i komunikaci se zákazníky.

Když dispečer přiřadí zakázku, technik ji okamžitě vidí v telefonu. Po dokončení práce odešle protokol přímo do účetního systému, který vygeneruje fakturu. Zákazník automaticky dostane notifikaci s odkazem na digitální protokol. Žádné přepisování, žádné hledání informací v různých aplikacích.

Integrace šetří čas, snižuje chybovost a poskytuje všem členům týmu aktuální přehled o stavu zakázek. A navíc i investice do jednoho komplexního řešení bývá dlouhodobě efektivnější než placení několika izolovaných systémů.

5. Nemáme na to rozpočet

Malé a středně velké servisní firmy často odkládají digitalizaci s odůvodněním, že nemají dostatek prostředků na nákup potřebných systémů a školení zaměstnanců. Ve skutečnosti ale digitalizace není otázkou velkých investic, jako spíše výběru správného řešení.

Jak na to?

Moderní cloudové aplikace fungují na principu předplatného – platíte měsíční poplatek za každého uživatele namísto vysoké jednorázové investice. Můžete začít s malým týmem a postupně využívání systému rozšiřovat. Většina poskytovatelů navíc nabízí bezplatné zkušební období, během kterého si můžete ověřit, jestli vám systém vyhovuje.

Spočítejte si návratnost investice, když každý technik díky digitalizaci zvládne třeba o dvě zakázky týdně víc, a k tomu ušetříte hodiny administrativy. Navíc existují i dotační programy na digitalizaci malých a středně velkých firem, které mohou pokrýt alespoň část nákladů.

Nejdražší variantou je nedigitalizovat vůbec – ztrácíte čas, zakázky i zákazníky, kteří odcházejí ke konkurenci s profesionálnějším přístupem.

Překonejte překážky a posuňte se vpřed

Překážky v digitalizaci servisu jsou reálné a mají své důvody. Žádná z nich ovšem není nepřekonatelná. Klíčem k úspěchu je především:

• Postupnost – Nedigitalizujte všechno najednou, začněte s jednou funkcí a postupujte dál.
• Zapojení týmu – Nechte vaše techniky vyzkoušet nástroje a vybrat si, co jim vyhovuje.
• Praktická školení – Učte se na reálných zakázkách, ne v zasedačce.
• Komunikace přínosů – Demonstrujte vašemu týmu konkrétní výsledky digitalizace v úspoře času a zjednodušení práce.

Každý krok směrem k digitalizaci znamená efektivnější práci, spokojené techniky i zákazníky a vyšší konkurenceschopnost. S aplikací Fiewo můžete začít už za třicet minut a během zkušební doby zjistit, jak moc vám digitalizace usnadní život.